Das Universitätsklinikum Aachen setzt auf Softwareunterstützung aus dem Business-Bereich.

Kennziffern steuern den Workflow

Die Zeichen für Krankenhäuser stehen auf Privatisierung und einer immer stärkeren betriebswirtschaftlichen Ausrichtung ihrer Leistungen und Prozesse. Das Universitätsklinikum Aachen setzt dabei auf Softwareunterstützung aus dem Business-Bereich.


Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen wollen nicht zu den Verlierern der Gesundheitsreform gehören. Ein viel versprechender Ausweg, um dem Teufelskreis wachsender Kosten unter Beibehaltung eines hohen medizinischen Standards zu entrinnen, sind wirkungsvolle Instrumente, die Aufgaben und Ziele unter einen Hut bringen. Seit drei Jahren setzt das medizinische Controlling des Universitätsklinikums Aachen (UKA) auf ein Softwaresystem, das eigentlich aus dem Bereich des Unternehmenscontrollings stammt: Kennziffern oder so genannte Key Performance Indicators (KPI) steuern den Workflow innerhalb der verschiedenen Abteilungen und mit Partnerunternehmen.

Die Informationen für das Kennziffernsystem stammen aus einem Data Warehouse, das seine Daten aus dem Krankenhausinformationssystem (KIS) und anderen operativen Applikationen wie der Materialwirtschaft, der Investionssteuerung und dem Personalkosten-Controlling bezieht. Eine wichtige Voraussetzung allerdings liegt in der Messbarkeit der erfassten Arbeitsschritte.

Verantwortliche erhalten Gesamtbild
Die Methode ist in der Unternehmens-IT nicht neu. So genannte Balanced Scorecards (BSC) sollen die Leistungsfähigkeit und Produktivität einer Organisation erfassen und auf die vorgegebenen Ziele ausrichten. Dabei geht es den Gründern dieses Konzeptes, Robert Kaplan und David Norton, nicht ausschließlich um das Finanzcontrolling. Im Gegenteil, die Kennziffern drücken eine Vielzahl von auch schwer greifbaren Erfolgsfaktoren wie Mitarbeiter­motivation oder Kundenzufriedenheit aus. Dadurch, so die Intention der beiden US-Ökonomen, erhalten Führungsteams ein realistisches Gesamtbild der Unternehmensaktivitäten.

Es gibt nicht viele Softwareschmieden, die sich auf das schwierige Feld der analytischen Software und Balanced Scorecards wagen. Unternehmen schrecken häufig vor dem Einsatz einer BSC-Applikation zurück und begnügen sich mit Tabellenprogrammen wie Microsoft Excel oder setzen Eigenentwicklungen ein. Viele Marktbeobachter sehen einen deutlichen Nachholbedarf vor allem auf Seiten der Softwareanbieter.

Kaplan und Norton verstehen Balanced Scorecards als Top-down-Prozeß. Das Führungsteam gibt Visionen, Ziele und Strategien vor. Dabei treten einzelne Aspekte in den Vordergrund, etwa die Prozesse, die für Mitarbeiter, Stationsteams oder Verwaltungseinheiten am wichtigsten sind. Allerdings mahnen bereits die BSC-Erfinder vor Missverständnissen ihrer Methode: Beispielsweise herrscht nicht immer Einvernehmen darüber, welche Zielgruppe mit der Dienstleistung oder dem Produkt adressiert werden soll oder wie Qualität definiert wird. Um so mehr kommt es auf Kennzahlen an, die aus komplexen und nebulösen Vorstellungen präzise Konzepte formen.

Prozessoptimierung im medizinischen Controlling
Das Kennziffernsystem am Aachener Uniklinikum ist Teil eines neu entstandenen Berichtswesens. Die technologische Basis stammt vom Heidelberger Softwarehaus SAS Institute. Kernstück ist das Data Warehouse, das verschiedene Quellsysteme für die betriebswirtschaftlichen Auswertungen nutzt, darunter Softwaremodule von SAP für Finanzwirtschaft, Controlling, Personalverwaltung und Materialwirtschaft. Der Clou einer Data-Warehouse-Architektur besteht darin, dass aus dem unübersichtlichen Dickicht zahlloser Datensätze eine übersichtliche und für Managementzwecke geeignete Informationsbasis entsteht.

Dem Bereich Medizinisches Controlling kommt dabei eine entscheidende Rolle zu. Der Geschäftsbereich ist zuständig für das Controlling der Kodierung und der Dokumentation der angefallenen Leistungen, die nach umfassenden internen Kontrollen zur Abrechnung mit den Krankenkassen freigegeben werden. Das Abrechnungsprozedere ist nach DRG (Diagnosis Related Group) standardisiert. Während die Ärzte ihre Behandlungsfälle nach vordefinierten Schlüsseln für Diagnose und Therapien kategorisieren, erstellt die neue Software daraus sehr schnell und präzise die DRG-Kodierung für die Leistungsabrechnung.
Solche Standardisierungsschritte sind ein wichtiges Element zur Ausweitung des betriebswirtschaftlichen Finanzreportings in Richtung Prozess-Controlling und der Definition einheitlicher Steuergrößen. Mit einer Datenkonsolidierung ist nämlich der Anspruch verbunden, ein gemeinsames Regelwerk an Begriffen und Vorgehensweisen in den einzelnen Fachabteilungen zu schaffen. Was beispielsweise als Notfall zu gelten hat, darf nicht in einzelnen Abteilungen verschieden interpretiert werden. Für Ablauf- und Arbeitsprozesse gilt dasselbe. Weiß die rechte Hand nicht, was die linke tut, sind Pannen vorprogrammiert.

Informationsportal bietet strategische Vorteile
Die Basis für die Berechnung der Schlüsselindikatoren sind die Informationen aus dem Berichtswesen. Sämtliche Berichte stehen in einem zentralen Informationsportal zur Verfügung. Anwender aus dem Patienten-Management, dem Medizin- und Finanz-Controlling sowie den Fachabteilungen und Kliniken können jederzeit Abfragen starten und mit einer schnellen Antwort rechnen. Je nach Umfang der Suche kann es wenige Minuten bis einige Stunden dauern. Doch während die Anwender vor der Einführung des Data Warehouse oft Wochen oder gar Monate auf Berichte warten mussten, benötigt das IT-System jetzt für das Gros der Anfragen vier Stunden. Der Vorteil: Ein Oberarzt oder Klinikdirektor kann heute sehr viel früher steuernd in Prozesse eingreifen, wenn es um die Auslastung der Operationssäle geht oder Neuanschaffungen ins Haus stehen. -abeu-